Ön Muhasebecinin Görevleri Nelerdir?

Ön muhasebe çalışması, tanımı gereği en genel anlamda bir şirketin finansal yönetimini sağlayan her türlü verinin takibini yapmaktır. Kasa, cari, envanter, çek, senet, teklif yönetimi, banka hesapları, faturalar gibi işletmenin temel unsurlarının ve hareketlerinin kayıtlarını tutmak için kullanılır ve şirketin kendi içinde tutulması gerekir.

Bir şirketin finansal işlemlerinin sorunsuz yürümesini sağladığı için yoğun dikkat ve titizlik gerektiren bir iştir. Ön muhasebeci sorumlulukları, şirketin finansal kayıtlarından günlük işlemlere kadar birçok ayrıntıyı içerir. Tahsilat işinden stok takibine kadar kasa, çek, banka veya irsaliye gibi işler Takip ve titiz çalışmanın yüksek önemi nedeniyle karmaşıklık getirmeden belirli bir düzende ilerlemek zorunludur.

Muhasebeciler, yukarıda belirtilen ve yetkin olmaları gereken birçok konu ile işletmenin temel can damarlarından biri rolünü üstlenirler.

Ön Muhasebe Neden Önemlidir?

Firmaların en önemli finansal bilgileri takip edilir. Ön muhasebe kayıtları, bir işletmenin tüm giriş ve çıkışlarının kayıtlarıdır. Bir girişimci, şirketi için bir fotokopi makinesi almak istese bile, öncelikle mali durumunu kontrol etmelidir. Bu nedenle, bu alanda derinlemesine bilgi sahibi bir işletme sahibinin finansal işlemlerle ilgili rutin işleri takip etmesi ve kontrol etmesi çok daha kolay olmalıdır. Kullandığınız muhasebe yazılımı sahiplerinin imdadına yetişiyor…

Ön Muhasebe İşlemleri Nelerdir?

Ön muhasebe işleri, birçok ayrıntı içeren bir dizi konudur, bu konuların belirli işlevleri vardır, daha spesifik olarak: “ön muhasebe ne yapar?” sorusunun cevabını birlikte öğrenelim.

Müşteri-Tedarikçi (Cari) Hesap Takibi

Şirketinizin müşteri ve tedarikçi hesaplarının toplamı cari hesabınızdır, yani müşterileriniz ve tedarikçileriniz ile yaptığınız tüm ticari işlemler cari hesaba tabidir, her türlü ticari işlem, tahsilat ve ödeme işlemleri ve bu tarihten itibaren alacak takibi ve alacaklar cari hesap takibi kapsamında yürütülmekte olup, içerisinde alacak ve alacak hesapları detaylı olarak incelenmekte ve bir bütün olarak ödeme ve tahsilat işlemleri için gerekli mutabakatlar yapılmaktadır.

Fatura ve İrsaliye Takibi

Alış ve satış işlemlerinizi tamamlarken fatura ve konşimentolarınızı takip etmeniz çok önemlidir. Düzenli takip, gelecekte işinize büyük fayda sağlayacaktır.

Stok ve Depo Takibi

Ürün alıp satan şirketler için, düzenli stok takibi işletme sahiplerine en çok satan ürünlerin tahminini sağladığından, depolarındaki malları izlemek önemli bir konudur.

Stok takibi, farklı lokasyonlardaki depolara ait ürünlerin stok durumunu kontrol eder, kritik stoğu belirler, stokta azalan ürünleri tespit eder ve müşterilerin ilgilendikleri ürünleri analiz eder.

Çek/Senetleri Takibi

Nakit alışveriş yapmıyorsanız, ödemelerinizi çek veya senet ile almak isteyebilirsiniz. Bu durumda çeklerinizi ve faturalarınızı takip etmeniz önemlidir. Borcunuz için bir çek alırsanız ve müşterinize olan borcunuza karşılık o çeki bozdurmadan bir alındı ​​çeki yazarsanız, çekin takibi çok önemlidir.

Nakit akışınızı bilmeniz için faturalarınızı son ödeme tarihleriyle birlikte takip etmeniz önemlidir.

Çalışan Takibi

Çalışanlarınızla işlem yaparken maaş, avans, ikramiye, yemek bileti ve vergi giderlerini takip etmeniz ve çalışanlarınızın hesap bakiyelerini bildiğiniz zaman ödemelerinizi buna göre planlamanız önemlidir. Şirket adına yapılan harcamaların da ayrıca kaydedilmesi gerekir.

Kasa/Banka Hesap Takibi

Bankaya yatırılan ve çekilen paralar, ödenen çekler, yapılan veya alınan para transferleri nakit akışı kategorisini oluşturur. İşletmenizin nakit akışını yönetin, yani nakit/banka hesabını takip edin. Bu çok önemlidir.

Ön Muasehebeyi Kimler Yapabilir?

Finans, her işletme sahibinin uzmanlık alanı olmayabilir. Bu durum, şirketin hesaplarını kendisi yöneten işletme sahipleri için zorluklar yaratarak, finansmanın doğru bir şekilde takip edilmesini zorlaştırmaktadır. Şüpheler ortaya çıkabilir.

İşinizi büyütme hedefine odaklanmak yerine Excel elektronik tablolarıyla uğraşmak ve operasyonel yükü üstlenmek zaman ve emek harcar.

Bu alanda bir personel kullanırsanız, işlemleri aynı şekilde kontrol edebilir ve otomatik olarak e -mail’e gönderilen haftalık raporlarla gelir ve giderlerinizi takip edebilirsiniz.

Ön Muhasebe Nasıl Yapılır?

Diyelim ki bu işlemler sizi korkutuyor ve bunlarla nasıl başa çıkacağınızı düşünüyorsunuz. Soruya cevap verelim.

Defter Kullanmak

Bunlardan biri, bakkal faturası olarak bilinen daha geleneksel yöntem olan “defterlere yazma” yöntemidir. Tüm işlemlerinizi deftere kaydediyor ve tüm zamanınızı gerektiğinde uygun sayfayı arayarak harcıyorsunuz. Kitap kırılması veya kaybolması gibi tatsız olasılıklardan da bahsetmeye gerek yok. Pek mantıklı gelmedi, değil mi?

Excel Kullanmak

Başka bir yöntem Excel’de kaydetmektir. Bu yöntem, formülleri ve diğer işlevleri girdikten sonra oldukça karmaşık hale gelebilir. İyi bir Excel kullanıcısı değilseniz, istediğiniz raporları veya elektronik tabloları oluşturmak saatler, hatta bazı durumlarda günler alabilir.

Bilgisayarınızda yalnızca Excel’i tutarsanız ve yedek kopyalar oluşturmazsanız, verilerinizin kaybolması, bilgisayarınızın hasar görmesi veya çalınması durumunda kaybedebilirsiniz.

Büyük miktarda veriyle çalışırken, karmaşık olabilen birden çok çalışma sayfasına ihtiyacınız vardır. Bu gibi durumlarda üzerinde çalıştığınız dosya gibi sonuçların yavaşlaması veya çökmesi kaçınılmazdır. Excel ile ilgili bir başka zorluk da geçmiş işlemlerinizi aramaktır. 

Bu noktada online hizmetlerden de yararlanabileceğinizi göz önünde bulundurmanızı tavsiye ederiz. Elektronik muhasebe kavramının arttığı günümüz dünyasında dijital uygulamalar sayesinde hata oranını en aza indirerek işinizi yönetmenin kolay olduğu unutulmamalıdır.

Şirket İçinde Tutulması

Bazı şirketler ise genellikle bir iç muhasebeciye sahip oldukları için masaüstü yazılımlar ve bir ön muhasebeci yardımıyla işlerini çözebilirler.

Ön Nuhasebe Tutarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

• Gelir ve giderleriniz ile ilgili tüm evraklarınızın kayıtlarını muhasebe programınıza işleyin.
• Müşterinize kestiğiniz faturaların bir kopyası koçanda kalsın ve bir kopyasını klasörleyin.
• Şirketle ilgili önem arz eden matbuuları, imza sirküleri, ortakların imza sirkülerini, vekaletleri, Ticaret Sicil evrakları, kontratları, kurumsal yazışmaları ayrı ayrı bir klasörde tutun.
• Evrak takibi muhasebe için çok önemli bir işlemdir. Gelen ve giden evraklarınızı ayrı ayrı takip edin..
• Arşivleme yapın, Ticaret Kanununa göre şirket için evraklar 10 yıl, vergi kanunlarına şirket evraklarını göre de 5 yıl olmak kaydı ile saklanmak zorunda.
• Çek, senet ya da havale ile yapılan ödemelerin belgelerini saklayın.
• Fatura, irsaliye gibi belgeleri titizlik ile kontrol edin ve saklayın.

Buradaki unsurları incelerken aslında bir ön muhasebecinin bilmesi gerekenlerin cevabını vermiş oluyoruz.

Ön muhasebe, sorunlara neden olabilecek alanlardan biridir, ancak düzenli ve çevrimiçi kalırsanız iş yükünüzü azaltarak üretkenliğinizi artırabilirsiniz. Bu nedenle, ön muhasebecinizin her detayını iyi anlamanız önemlidir.