Yeni bir iş kurdunuz, ürün satıyorsunuz, hizmet veriyorsunuz. Heyecan dorukta, ancak işin vergi ve muhasebe tarafı gözünüzü korkutuyor olabilir. Ticaretin altın kuralı: Ne kadar gider, o kadar az vergi. Ancak her harcamanın gider yazılmadığını biliyor muydunuz?
Bir mali müşavir olarak, şirket sahiplerinin ve Ankara şirket kuruluşu süreçlerinden yeni çıkmış girişimcilerin en sık sorduğu o kritik sorunun cevabını veriyorum: Hangi harcamalarınızı yasal olarak şirket gideri olarak gösterebilirsiniz ve verginizi düşürebilirsiniz? Bu konuyu doğru anlamak, kârınızı maksimize etmenin ilk adımıdır.
Şirket Gideri Olmanın Temel Şartı Nedir?
Bir harcamanın yasal olarak şirket gideri sayılabilmesi için temel bir şart vardır: Harcamanın, işle ilgili olması ve geliri elde etmek veya sürdürmek amacıyla yapılması.
Vergi hukuku, bu harcamalara “Ticari Kazancın Elde Edilmesi ve İdame Ettirilmesi İçin Yapılan Giderler” adını verir. Yani kişisel harcamalarınız, ne kadar gerekli görünse de, şirket gideri olarak yazılamaz.
Dikkate Alınması Gereken Ana Kurallar:
- İşin Niteliği: Harcama, doğrudan işletmenizin faaliyetiyle bağlantılı olmalıdır. Örneğin, bir e-ticaret muhasebesi danışmanının aldığı reklam hizmeti giderdir, ama özel tatil masrafları değildir.
- Belgeleme Şartı: Yapılan harcama mutlaka fatura, perakende satış fişi, serbest meslek makbuzu, yazar kasa fişi gibi yasal bir belge ile kanıtlanmalıdır.
- Kaydetme Zamanı: Harcamanın yapıldığı dönemde, doğru ve eksiksiz bir şekilde muhasebe kayıtlarına işlenmesi gerekir.
En Çok Karıştırılan ve Merak Edilen Gider Kalemleri
Girişimcilerin en çok tereddüt ettiği ve hata yaptığı harcama türlerini ve bunların gider yazılma kurallarını inceleyelim.
1. Evden Çalışma ve Kira Giderleri (Home Office)
Şahıs şirketi veya limited şirket kurup evden çalışanlar (Özellikle Ankara e-ticaret muhasebe işlerini evden yürütenler) için bu harcamalar hayati önem taşır.
- Kira: Kiranın tamamını gider yazamazsınız. Ticari faaliyette kullandığınız alana (oda sayısı/metrekaresi) orantılı olarak, genellikle %25 ila %50’si gider yazılabilir.
- Elektrik, Su, İnternet: Tıpkı kirada olduğu gibi, bu faturaların da ticari faaliyette kullanılan orana isabet eden kısmı gider yazılır.
2. Yemek ve Temsil Ağırlama Giderleri
Müşterilerinizle yaptığınız iş yemekleri, potansiyel yatırımcı görüşmeleri gibi harcamalar Temsil ve Ağırlama Gideri olarak kabul edilir.
- Sınır: Bu harcamaların Gelir ve Kurumlar Vergisi Kanunu’nda belirli bir oranı (genellikle %50’si) aşan kısmı gider olarak kabul edilmez.
- Belgeleme: Faturanın şirketinize ait olması, ne amaçla (kiminle ve ne görüşüldüğü) yapıldığına dair notun olması ispat yükümlülüğünüzü güçlendirir.
3. Araç ve Taşıt Giderleri
İşletme faaliyetlerinde kullanılan binek otomobillerin masrafları, önemli bir vergi avantajı sağlar, ancak ciddi sınırlamalar mevcuttur.
- Amortisman: Aracın alım bedelinin belirli bir kısmı, KDV ve ÖTV’nin de belirli bir kısmı gider olarak yazılamaz.
- Yakıt ve Bakım: Yakıt, tamir, bakım, otopark, köprü ve otoyol harcamalarının en fazla %70’i gider olarak dikkate alınabilir. Kalan %30’luk kısım Kanunen Kabul Edilmeyen Gider (KKEG) sayılır.
Mesleki yayın ve kitap alımları, kanunen zorunlu sigorta giderleri (işyeri, kasko, yangın sigortaları vb.), eğitim, seminer ve kongre katılım ücretleri (işin geliştirilmesi amaçlı), işletmeye ait emlak vergisi ve çevre temizlik vergisi, noter, tapu ve ruhsat harçları (ticari faaliyetle ilgili), iş kıyafetleri ve koruyucu malzeme giderleri, bankalara ödenen faiz ve ipotek giderleri (işletme kredileri için) ile ithalat ve ihracat masrafları (gümrük, nakliye, depolama) şirket gideri olarak yazılabilecek diğer önemli kalemlerdir.
Gider Kayıtlarında Yapılan En Büyük Hatalar
Gider kayıtlarında yapılan hatalar, sadece vergi avantajından yararlanmanızı engellemekle kalmaz, aynı zamanda gelecekte bir Vergi İncelemesi riskini de artırır. Bu nedenle, profesyonel bir Ankara muhasebeci ile çalışmak şarttır.
En Yaygın Hatalar:
- Perakende Satış Fişi Kullanımı: Tutar ne olursa olsun, ticari mal alımlarında veya önemli hizmet alımlarında (reklam, kurye hizmeti vb.) kesinlikle fatura istemeniz gerekir. Perakende fişi, çoğu durumda gider yazılsa bile KDV indirimi için kabul edilmez.
- Tarih Atlamaları: Fatura veya makbuzun düzenlenme tarihi ile muhasebe kaydına girdiği tarih arasında uzun süre olmamalıdır.
- Kişisel Harcamaları Karıştırmak: Eşinize veya çocuklarınıza ait kıyafet, tatil, özel sağlık harcamaları kesinlikle şirket gideri değildir.
Unutmayın, doğru gider kaydı sadece yasal bir zorunluluk değil, aynı zamanda işletmenizin finansal sağlığının da göstergesidir. Eğer bu süreçleri doğru yönetmekte zorlanıyorsanız, İşletmenizin Kurtuluş Bileti Doğru Gider Kaydı makalemize göz atarak temel bilgilerinizi pekiştirebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular (SSS)
Soru: Şahıs şirketi sahibiyim. Telefon ve internet faturasını tamamen gider yazabilir miyim?
Cevap: Hayır, genel kural ticari kullanıma isabet eden kısmını gider yazmaktır. Telefon faturalarında hat şirket adına kayıtlı olsa dahi, özel konuşmaların ayrılması gerekir. Uygulamada bu harcamaların %50 ila %75’i gider yazılabilmektedir. Bu dengeyi bir Ankara muhasebe uzmanınızla belirlemelisiniz.
Soru: Yurt dışındaki bir reklam platformuna (Meta, Google) ödeme yaptım. Bunu nasıl gider yazarım?
Cevap: Yurt dışından alınan bu tür hizmetlerde, siz ödemeyi yaparken KDV ödemezsiniz. Ancak Türkiye’deki KDV mevzuatına göre, bu KDV’yi Sorumlu Sıfatıyla KDV (KDV 2) beyannamesi ile devlete beyan edip ödemeniz gerekir. Ödediğiniz bu KDV’yi daha sonra indirim konusu yapabilirsiniz. Bu, özellikle e-ticaret yapanlar için karmaşık ve kritik bir konudur.
Soru: Ofis mobilyası alımı gider mi, yoksa demirbaş mı sayılır?
Cevap: Tek başına bedeli, her yıl belirlenen yasal sınırı (2024 yılı için 32.000 TL) aşan ofis mobilyaları, bilgisayarlar ve makineler Demirbaş sayılır. Bunlar doğrudan gider yazılmaz; bedelleri ekonomik ömürleri boyunca (genellikle 4-5 yıl) amortisman yoluyla giderleştirilir. Sınırın altındaki kalemler ise direkt gider yazılabilir.
Muhasebe Sadece Defter Tutmak Değil, Stratejidir
Unutmayın, muhasebe sadece defter tutmak değildir; vergi yükümlülüğünüzü yasal sınırlar içinde optimize etme sanatıdır. Doğru gider kaydı yapmak, daha az vergi ödemenizi, dolayısıyla daha çok kâr etmenizi sağlar.
İster yeni Ankara şirket kuruluşu aşamasında olun, ister deneyimli bir tüccar, muhasebe kayıtlarınızda profesyonel destek almak, işinizi büyütürken yasal riskleri en aza indirir. Başarılı ticaret, doğru muhasebe ile başlar.
Doğru bilgi, zamanında çözüm.
